提高外贸工作效率小Tips!
时间:2017/09/12
来源:山东百拓信息技术有限公司

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上周和一个外贸公司老板聊天,一脸惆怅,告诉我今年招了几个业务员,来了也有近半年了,业务上面还是没有多少起色,有的甚至还没有开张。感觉他们平时也没闲着,每天开发信也发的不少,阿里的询盘有不清楚的也经常去问产品知识。但每次例会,问他们在忙些什么,需要他们汇报的时候,他们几个都说不出很详细的内容。 


我能理解,公司的管理者,都是在过程的同时,更要看结果。我想他们更多的是通过业绩来判断自己的员工是否是真正的忙。换位思考,如果我是他们公司领导,我也会不禁考虑,一个业务员如果一个月只有两三万美金的销售额,到底能有多忙呢? 


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之后我让他留意办公室的业务员的工作状态,并找他们谈谈,到底有什么问题。于是他观察了一周,发现一些问题:工作效率低下,工作无计划性,把很多时间是浪费在许多根本不重要或者不必要的事情上。  


他发现公司9点上班,但是10点半了,还有一些业务员在看着腾讯新闻。不得不说,腾讯的新闻弹窗新闻内容的确很丰富,罗列了很多热点的各种类型的新闻。而这些新闻,点了一个之后又会想点下一个。 
可能他们觉得,早上刚来没什么状态,先看看新闻过渡一下。不过在职场中还是要注意,凡事要掌握个度。我一般都是随便看看经济类的,其他娱乐八卦很少看。 




另外,有些人是完美主义者,对于一些不重要的小事,也要力求完美。举个例子,有个新
业务员就为了邮件的签名排版的好看来来回回纠结,修改了一上午。实在搞不懂,有那个必要吗?搞得像是在写一个复杂程序的代码! 


另外,很多业务员是在被动的工作。客户询盘来了,就准备回复询盘,回复客户的邮件。一旦没有客户找的时候,就感觉没事情做了。其实,事情很多,没有计划,就不知道从哪里下手。做了计划之后,就不一样了,每天都排得满满的,维护客户、跟踪客户、寄样品等,这样,每天计划完成,工作也会充实许多。 




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外贸业务员到底如何提高工作效率? 


我们先总体说说时间分配,从一个外贸业务员早晨走进办公室开始(泡茶,整理桌面略过) 


一、先打开网页查看一下汇率情况,一般以中行或央行为参考。


二、打开邮件客户端,再打开客户跟踪情况表(公众号回复“客户跟踪表”进行下载)


查看一下有哪些客户是已经是有一段时间没有联系的。(我一般是按照2-3个星期左右的时间) 
给他们逐个发一些问候的邮件,邮件的内容根据不同的对象选择不同的内容。 
这样做的好处是:


1) 和未成交客户保持联系,让他始终记得你。这点在客户准备换供应商的时候尤为重要,他会第一时间想到你! 




2)和已经成交客户增进关系,展示服务!


邮件的内容简洁点、轻描淡写~ 


Dear XXX, 
Hope this email finds you well. 
Have you received the goods? How do you think? 
I hope you are satisfied with our quality. If any comments, please let me know. Thanks. 
Best regards, 
XXX 


3) 提醒老客户是否考虑新的订单计划 


三、查看一下每日工作计划表,看看昨天的工作有哪些没有完成。
对于昨天没完成的工作,大致考虑好今天安排在哪个时间完成。然后开始计划今天的工作内容。有些人工作根本没有计划性,想到什么做什么。忙得不可开交,客户却丢着好几个月没有跟进。 
 
工作计划要按照重要紧急,重要不紧急,不重要紧急,不重要不紧急 来排列,把主要时间和精力集中于前两类事务,这样,工作时才是真正有效率。

山东百拓信息技术有限公司

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